Canal interno de información

1. OBJETIVO

El “Canal Interno de Información” tiene por objeto el establecimiento de un procedimiento de comunicación de hechos que pudieran constituir una infracción de las normas y políticas internas y de la legislación que resulta de aplicación a la entidad, Castelo Capital E.F.C., S.A.U.

2. PRINCIPIOS DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

El Canal Interno de Información se regirá en su funcionamiento por los siguientes principios:

• Integración en los procedimientos de la Entidad.
• Sencillez y disponibilidad para el comunicante.
• Variedad de formas para efectuar la comunicación, información o denuncia.
• Publicidad y divulgación de su existencia.
• Fiabilidad de la información.
• Confidencialidad, asesoramiento, protección y apoyo al comunicante, informador o denunciante frente al denunciado o aludido en la comunicación, y respecto de la Entidad.
• Derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente de las personas afectadas por la denuncia
• Prohibición de represalias contra las personas que presenten una denuncia, comunicación o información.
• Las personas que presenten una comunicación o denuncia tienen derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas y a que se preserve su identidad en todo momento.
• Las personas afectadas, tendrán derecho a la preservación de su identidad y a la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento

3. FORMAS DE COMUNICACIÓN DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

A continuación, se indican medios establecidos por la compañía para formular sus comunicaciones, informaciones o denuncias:

• Dirección de correo electrónico: canaldedenuncias@castelocapital.es
• Dirección postal: A/A del departamento cumplimiento normativo.
• Mediante solicitud de entrevista con el Oficial de Cumplimiento, en un plazo máximo de 7 días
• Cumplimentación del formulario establecido al efecto y ubicado en la web https://castelocapital.es
• De forma verbal, por vía telefónica o a través del sistema de mensajería de voz al número de teléfono de contacto de compañía.

Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas de manera presencial, se documentarán de las siguientes maneras, previo consentimiento del denunciante:
a) Mediante grabación de la conversación
b) A través de transcripción completa y exacta de la conversación pudiendo el denunciante comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción.

Los medios anteriores, así como otros que pudieran habilitarse, deberán, en todo caso, propiciar la constancia de la comunicación, información o denuncia facilitando la actividad de registro y archivo, en el que se incluirán al menos los siguientes datos:

a. Fecha de recepción
b. Código de identificación
c. Actuaciones desarrolladas
d. Medidas adoptadas
e. Fecha de cierre

Además, a quienes realicen la comunicación, se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante la Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción, cuyos datos de contacto son:
– antifraudeandalucia@antifraudeandalucia.es
– Teléfono: (+34) 954 59 21 20

4. CONTENIDO DE LA COMUNICACIÓN

Las comunicaciones que se realicen harán alusión a los siguientes aspectos:

• Exposición sucinta de los hechos, argumentos y/o pruebas que los sustenten.
• Personas o entidad que considere responsable de los hechos objeto de la comunicación.
• Nombre, apellidos y número de D.N.I. del emisor de la comunicación, informante o denunciante. No obstante, se admitirán y se dará el mismo curso a las denuncias anónimas, que recibirán el mismo tratamiento que las que no lo sean.
• Domicilio, correo electrónico o lugar seguro con el fin de responder a su comunicación e informarle sobre los resultados de la investigación. En el caso de que desee mantener su anonimato, podrá crear una dirección de correo electrónico anonimizada o facilitar un domicilio seguro, al efecto de mantener las comunicaciones.

En todo caso, se respetará en la comunicación a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.

5. RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

El Responsable de la gestión, designado por el órgano de administración, es el Oficial de Cumplimiento. La designación del Responsable se notificará a la Autoridad Independiente de Protección del informante o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias. El Responsable asumirá diligentemente, y en ausencia de conflicto de interés, la resolución de los procedimientos iniciados a raíz de las informaciones recibidas a través del Canal Interno establecido. En caso de conflicto de interés, el órgano de administración nombrará a la persona encargada de dicha resolución, quien en el ejercicio de esa función estará sujeto a las mismas obligaciones y principios que el Oficial de Cumplimiento.

El Responsable mantendrá un Libro-registro de las informaciones recibidas y de los expedientes de investigación a que hayan dado lugar, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información. El Responsable cuenta con los medios materiales y personales necesarios para el correcto desarrollo de sus funciones, las cuales llevará a cabo con pleno respeto a los principios generales del Programa de Cumplimiento normativo, de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la sociedad, con neutralidad, honestidad y objetividad hacia todas las personas involucradas.

6. DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Los datos proporcionados a través del Canal Interno de Información serán tratados garantizando la confidencialidad de las informaciones recibidas y únicamente tendrán acceso a los mismos aquellas personas que han sido designadas para desarrollar dichas funciones.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado para la tramitación y seguimiento de las acciones que puedan derivase de la investigación y conclusión, con un plazo máximo de 3 meses.

Sin perjuicio de lo anterior, si de la investigación se derivase la potencial comisión de un ilícito penal o infracción administrativa grave o muy grave, podrán ser conservados a fin de dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos y de ejercer o defenderse de una acción judicial.

En aquellos casos en que sea de aplicación la Ley española Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobe infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de protección del informante”), se informa a todos los interesados de que los datos que se recaben serán tratados por el Órgano de Administración y la propia Sociedad actuando como corresponsables del tratamiento

La finalidad del tratamiento es recoger y tramitar las informaciones relacionadas con el Canal Interno de Información y con la Ley 2/2023. Tiene derecho a acceder a su información personal, rectificarla y otros derechos que se explican más ampliamente, junto con mayor detalle sobre el tratamiento de sus datos personales, en la Política de Privacidad.